Herramientas de Utilidad para Organizar la Gestión del Tiempo

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Cuando hablamos de administración y gestión del tiempo, tratamos con un tema que ha llegado a convertirse desde hace años en un motivo de preocupación para muchas personas.

Sin embargo esta coyuntura ha generado una serie de herramientas que facilitan la organización y el dominio en la gestión del tiempo de maneras más efectivas.

En este artículo mostraremos algunas de ellas, sin hablar de ello en lo referente a las aplicaciones que involucren el manejo de la informática.

Las técnicas y herramientas que se mostrarán pueden ser utilizadas y aplicadas con simples elementos como un lápiz y un papel:

Calendario anual

Es el elemento básico que programa tus tareas y actividades.

En mi experiencia considero más apropiado un calendario que tenga hojas por mes, lo cual funciona perfectamente dado que cuenta con cada día para anotar fechas específicas.

Por otro lado si cuentas con muchas actividades por día lo mejor es utilizar aquellos calendarios que tengan una hoja por día y espacios para hacer anotaciones o comentarios respecto a los diferentes eventos y compromisos.

Una lista de valores con tu misión

Esta información es fundamental para comenzar cualquier tipo de negocio, mantenerlo y mantenerse motivado. Sin ello será muy difícil sobreponerse a las situaciones y retos que se presentan en el camino y el resultado será la desorientación y el fracaso. Si piensas en empezar tu negocio o si quieres desempeñarte mejor en tu trabajo actual es vital que tomes hoy una hoja de papel y la escribas. La lista de valores y la misión deben ser el parámetro y la guía para evaluar todas tus acciones, en el trabajo, los negocios y la vida en general.

Tener esto bien escrito y visible te permitirá estar ubicado y tomar decisiones acertadas porque sabes hacia donde te diriges sin perder el rumbo.

Lista de objetivos

En ella debes anotar todos tus objetivos a largo plazo por orden de importancia y clasificados por categorías. Estamos hablando de aquellos objetivos con periodo superior a 90 días. Esta lista debes consultarla por lo menos una vez por semana para diseñar tu plan de acción y modificarlo si fuera necesario.

Es muy probale además que vayas agregando nuevos objetivos lo cual implica un gran avance que testimonia en tí el progreso y la superación personal.

Lista de proyectos

En ella debes anotar todos tus proyectos que representen el plan de acción para llegar de la lista anterior a los objetivos que se mencionaron en dicha lista.

Para elaborarla básate en tus objetivos y disgrégala en proyectos individuales que se puedan planificar, medir, seguir y alcanzar. Como ejemplo, digamos que tu objetivo es alacanzar X suma de dinero.Por tanto el proyecto debe definir los pasos a seguir para lograr ese objetivo.

Lista de objetivos y plan de acción por 30 días

En ella debes colocar tus objetivos más cercanos y los planes para alcanzarlos en 30 días como periodo máximo de tiempo.

Adicionalmente estos 30 días deben hacer parte de un plan de acción orientado a lograr objetivos mayores.

Revisa esta lista y el plan todos los días para hacer seguimiento, cotejar el avance y hacer las correcciones necesarias ante cualquier imprevisto.

Lista de tareas y calendario diario

Para cada uno de tus objetivos a 30 días debes desmenuzar el plan de acción en los pasos necesarios para realizar semana por semana y día tras día. Esta planificación se debe hacer con 15 días de anticipación, no es necesario más. Quiere decir programar tu agenda para los próximos 15 días. Los pasos a seguir se derivan de fraccionar tu plan de 30 días en tareas más simples y cortas como escalones que te llevarán a completar el proyecto de la forma más eficiente.

Cada día al finalizar revisa esta lista para ver las tareas que debes realizar al día siguiente y organiza ese nuevo itinerario haciendo una posible combinación de tareas programadas con posibles tareas que se puedan presentar a último momento pero siempre asegurándote de que se ajuste a tu objetivo.

Esta herramientas en su totalidad no sólo te ayudarán a organizar tu tiempo en el día a día, sino también mantener los planes que sivan como puente hacia tus objetivos guiados en todo momento por tus valores y misión. Con esto no sólo podrás dominar la gestión del tiempo, sino que mantendrás la coherencia, el equilibrio y la integridad de tu negocio en armonía con tu ser y ambiciones legítimas.

 

 

 

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