Tres Pasos para Incrementar la Productividad en la Gestión del Tiempo

El reconocido y genial estratega militar Napoleón Bonaparte expresaba con este argumento en la acción su excepcional habilidad en la gestión del tiempo:

«Enseguida termino con un tema, cierro el cajón en su hueco y abro otro, lo que hace que ninguna de mis trabajos quede revuelto con otro, lo cual finalmente me libra de ansiedades y perplejidades».

Hoy en día si aplicas esta sencilla estrategia mental puedes aprender a dominar la gestión del tiempo. Quiero decir con esto acumular en calidad de archivos en tu mente todas las situaciones que formen parte de un tema en particular sin revolverlos con otros para eludir sobrecargarte mental y emocionalmente y arruinar tu rendimiento.

Aplicando los tres pasos que te mostraré podrás:

  • Crear una reacción inmediata y de manera consciente frente a situaciones que se repiten y que producen como resultado un mal uso de tu tiempo.
  • Localizar con exactitud los hábitos y comportamientos que desperdician tu tiempo.
  • Construir listas inteligentes para priorizar tu acción.

Uno de los recursos más valiosos en la vida de todo ser humano es el tiempo y mejor aun tomar consciencia del mismo para aprovecharlo en aquellas actividades que según nuestros talentos y misión particulares producirán mayores y mejores resultados. Sin embargo el tiempo pasa de forma continua y esto hace que no sea posible recuperarlo.

Para administrar efectiva y eficazmente tu tiempo te daré como mencioné tres acciones concretas que son: planificar, priorizar y agendar las tareas.

Detallemos cada una de ellas:

1. Planificar las tareas

Debes hacer una lista ordenada de tareas agrupadas por actividades similares.Es decir crear familias de tareas con propósitos y misiones diferentes. Esto te permitirá organizarlas del mejor modo para hacerlas varias o todas en un mismo lugar con un mínimo de recursos.

Esta actividad debe hacerse para las tareas a corto plazo (horas y días), mediano plazo (meses) y largo plazo (años).

La idea con este procedimiento es priorizar las actividades que van desde lo importante a lo urgente. Así podrás administrar tu tiempo para realizar primero las primordiales y luego las secundarias.

Realizar listas de tareas es fundamental cuando vas a hacer una gran cantidad de ellas.

Si observas que normalmente se te escapan una o varias y que debido a esto fallas en el logro de una meta u objetivo es tiempo de que comiences a hacer una lista de tareas para incrementar tu productividad en la gestión el tiempo.

Al parecer las listas se ven como algo muy sencillo en su elaboración. Pero en cambio de esta impresión superficial la experiencia muestra que son extremadamente útiles y poderosas para ejecutar una o varias acciones.

La organización y el orden que aportan para tu vida práctica reducen el estrés y dan la convicción y la sensación de estar en control del manejo del tiempo y de las exigencias que puede tener una sobrecarga de trabajo.

2. Priorizar las tareas

Consiste en asignar a un grupo de tareas con una finalidad común un orden de importancia para ejecutarlas secuencialmente y de forma ordenada. Ello permite el logro sistemático de los objetivos que llevan hacia una meta.

Se recomienda asignar un valor en números, un color, una letra o marca que te permita observar en que orden se realiza cada actividad y de esta forma aumentar tu productividad.

A continuación te muestro los siguientes puntos básicos que necesitas tener en cuenta para priorizar tus tareas:

  • Importancia o rentabilidad del proyecto.
  • Objetivos a corto plazo.
  • Complejidad o dependencia de otras tareas.
  • Esfuerzo requerido para realizarla.
  • Complejidad.
  • Importancia.
  • Fechas límite.

3. Agendar las tareas

Al priorizar y agendar las tareas para su ejecución es necesario seguir en lo posible el plan previsto y afrontar los problemas que surgan de acuerdo con su prioridad. De esta forma al finalizar el día tendrás la satisfacción que proporciona el ver como disminuye tu lista de tareas por hacer.

Lo siguiente es fijar el plazo o las fechas para realizar las actividades críticas.

Estas tareas deben realizarse de acuerdo con el plan debido a que un atraso en alguna de ellas puede significar fracasar en un proyecto o perder un cliente.

Para las actividades que no son críticas no es necesario establecer una fecha con rigurosidad pero de todas maneras debes mantener un control sobre su progreso.

Finalmente actualiza tu lista a medida que vas completando cada una de las tareas, esto incluye actividades nuevas y eliminar otras por alguna razón o situación especial.

Analiza su prioridad y clasifícalas para saber si son críticas o no y definir así las fechas para realizarlas logrando así un mejor manejo de tu tiempo.

Espero tus comentarios al final sobre estos pasos para incrementar la productividad en la gestión del tiempo.

 

 

 

*Suscríbete a nuestro Boletín de Información Mensual.*

Comentarios

Deja un Comentario.
Si deseas mostrar una imagen con tu Comentario, obten un gravatar!





Show Buttons
Hide Buttons