La Comunicación Eficaz

La Comunicación Eficaz

La comunicación eficaz es la base de las relaciones humanas exitosas en cualquier ambiente donde el hombre deba interactuar con sus semejantes. Y aunque podría entenderse el término explícitamente en lo que tiene que ver con los mensajes hablados, la comunicación eficaz involucra toda una serie de elementos mucho más complejos.

La comunicación eficaz se define como el correcto y responsable uso de todos los elementos y canales de la comunicación. Esto implica no enviar mensajes contradictorios o ambiguos a una persona o grupo de personas que desestimen la imagen y el respeto del emisor.

La comunicación eficaz comprende cuatro factores determinantes en la transmisión y asimilación correcta de los mensajes que damos:

Lenguaje Verbal Presencial

Que involucra las palabras. E influencia la comunicación según la PNL (Programación Neurolingüística) ciencia que estudia el éxito en un 7%.

Lenguaje no Verbal Presencial

Que involucra el tono de la voz y el lenguaje corporal: posturas, gestos y movimientos con el cuerpo lo cual según la PNL Programación Neurolingüística afecta la comunicación en los siguientes porcentajes: tono de la voz 38% y lenguaje corporal 55%.

En esta parte juega papel importantísimo una adecuada presentación personal dado el contexto donde se desarrolla la comunicación.

Lenguaje Verbal  no Presencial

Que involucra las palabras que una persona habla con otra(s) sin estar presente físicamente y sirviéndose de mecanismos de la tecnología moderna para la comunicación como: teléfonos, cámaras web, etc.

Lenguaje no Verbal no Presencial

Que involucra el tono de la voz y el lenguaje corporal: posturas, gestos y movimientos con el cuerpo que hace una persona con otra(s) sirviéndose de la tecnología moderna como teléfonos, cámaras web, etc. Pero también con las acciones que esta persona tome en favor o en contra de otra persona o grupo de personas.

La comunicación eficaz como se ve comprende todos los aspectos anteriormente descritos y necesita que cada uno por separado sea sopesado y cuidadosamente ejecutado.

Generalmente la comunicación eficaz se asocia con desarrollar o emplear técnicas de comunicación verbal y corporal para que una persona o público determinado capte o en tienda lo mejor posible el mensaje que queremos transmitir.

Esto formaría parte de los  aspectos No. 1 y No. 2 que son el Lenguaje Verbal Presencial y el Lenguaje Verbal no Presencial. Si bien esto es es correcto y necesario para establecer un buen comienzo en la comunicación eficaz, muchas personas omiten o no prestan mucha atención los siguientes elementos: Lenguaje Verbal no Presencial y Lenguaje no Verbal no Presencial.

En el caso de los lenguajes: Verbal presencial y no Verbal presencial lo que se busca es que todos los elementos de la comunicación sean coherentes al dar el mensaje.

Por ejemplo una persona puede hablar bien de un tema, sin trabarse y con un buen tono de voz. Sin embargo si al hablar ante un grupo de personas esta misma persona suda y no mira al público a los ojos, su lenguaje corporal o no verbal la traiciona y transmite una inseguridad total en lo que está diciendo aunque sea cierto. Y el mensaje no llegará a las personas o rebotará en la gran mayoría de ellas.

Otro escenario nada agradable es cuando una persona está tratando de comunicar una idea pero está pensando en algo diferente, lo cual por ejemplo se ve en muchos vendedores que desde el comienzo de la presentación de su producto o servicio no están pensando en ayudar genuinamente al cliente sino en cerrar la venta a como de lugar , lo cual se transmite enseguida con un tono de voz  interesado, excesivamente complaciente o agresivo lo cual capta a nivel inconsciente el cliente y de inmediato opone resistencia a la compra del producto.

Aunque lo que más transmite en el caso de la comunicación presencial es lo no verbal como el lenguaje del cuerpo, los gestos, el contacto visual y el  tono de la voz,  que las palabras se deban descuidar como se ve en las personas que en simples conversaciones o al hablar en público usan muletillas, se traban o tartamudean.

Muchas personas envían mensajes contradictorios o ambiguos a su(s) interlocutor(es), ya que con las palabras dicen una cosa pero como están pensando algo diferente, inconscientemente esto se manifiesta en su tono de voz, lenguaje corporal y acciones que delatan sus verdaderas intenciones y así pierden total credibilidad.

Cuando la comunicación se hace de forma no presencial utilizando mecanismos tecnológicos de voz y datos o cámaras digitales pesará más el tono de la voz y las palabras aunque el contacto visual y una expresión del rostro atenta e interesada hará su parte si se utiliza adicionalmente una cámara web de un teléfono o PC.

Existen también otra serie de elementos que unidos a los anteriores son altamente favorables para establecer una comunicación eficaz:

Crear sintonía con la otra parte

Esto involucra interesarse sinceramente por los gustos, las necesidades, situaciones y problemas que tiene la otra persona antes de hablar de lo propio. Y para esto una cortesía honesta es la mejor herramienta preguntando acerca de su vida, su familia, trabajo de forma general, que le gusta, etc.

Escuchar atentamente y después hablar

Existe en muchos seres humanos la tendencia innata a dominar una conversación de forma activa, es decir hablando de lo que les interesa sin parar desde el comienzo del encuentro con otra persona y en corregir las ideas que exprese el interlocutor. Lo cual es un pésimo elemento para la comunicación eficaz.

No se puede hacer un monólogo de una conversación entre dos personas ya que esto demuestra un total egocentrismo además de perderse de información altamente valiosa como es la que se obtiene al escuchar las experiencias ajenas. Para lograr esto, lo más recomendable es que en lugar de comenzar a hablar sin parar de las propias ideas e intereses, hacer preguntas inteligentes al interlocutor sobre sus experiencias e ideas ,y después de escucharlo primero hablar y expresar las propias ideas y opiniones.

Evitar los comentarios negativos y el denigrar a otras personas o grupos

Este es un punto central dentro de la comunicación eficaz. Cuando una persona esparce comentarios negativos de otros o se expresa inmoderadamente de otros para resaltar una propuesta o una idea, transmite un mensaje de desconfianza en aquel o aquellos que lo escuchan que no pueden ver al emisor como una persona honesta e íntegra sino como alguien en el que no se puede confiar y que va a hablar mal de cualquiera a sus espaldas.

A modo de comparación esta es una táctica comercial que emplean los malos vendedores al hablar mal de su competencia, comentándole a sus clientes o prospectos los defectos de las otras marcas o compañías lo cual en lugar de crear confianza y lealtad genera: duda, desconfianza y aislamiento en los clientes.

Satisfacer la necesidad de argumentos lógicos y emociones

Las decisiones a nivel humano se toman en conjunto. Es decir aunque generar emociones positivas es algo definitivo para generar un acuerdo, una venta o una propuesta para que sean aceptadas requieren de una preparación intelectual adecuada para ilustrar y hacer entender el significado y los beneficios de aquello que se quiere ofrecer, sino se hace esto el resultado será un saboteo en las emociones de la personas o personas que nos escuchan, que al no ver conocimiento y seguridad en lo que se dice cambiarán rápidamente sus emociones de positivas a negativas. De interés y acogida a duda y rechazo.

Saber expresar las ideas y propuestas en el momento adecuado

No existe nada peor que emitir o transmitir mensajes en el momento menos indicado. Por ejemplo en el caso de un empleado que solicita un aumento de sueldo a su jefe cuando este se halla tensionado o la empresa pasa por un momento  difícil. Otro error muy común donde se presenta esto es en las relaciones sentimentales cuando durante el cortejo una de las partes se emociona tanto para que la acepten que fuerza las circunstancias y obtiene un no en lugar de un sí.

Evitar las palabras vulgares y obscenas

Este es uno de los puntos más peligrosos a la hora de establecer una comunicación eficaz. Los chistes verdes, las palabrotas y los comentarios vulgares que hacen algunos para parecer simpáticos y amigables al transmitir una idea, son un arma de doble filo porque dejan ver claramente que el que habla es una persona ordinaria que no se respeta a sí misma ni a otros. Quienes lo escuchan si son personas respetables y de valores pueden hacerse los desentendidos por el momento pero aislarán a esa persona o le harán el reclamo haciéndole quedar mal. En cualquier caso la persona perderá su imagen y la buena estima que le hubieran podido tener.

Presentación personal adecuada de acuerdo al contexto

Cada ambiente exige una presentación acorde a la situación. Por ejemplo nadie va la playa o a una piscina con vestido de calle o con traje de invierno. Sin embargo hay personas que incursionan en ciertos ambientes de forma intrépida e inapropiada obteniendo rechazos por ir en contra de las reglas sociales.

Este caso se  ve con frecuencia tanto en los negocios tradicionales como en los virtuales, donde una persona mal presentada para la ocasión quiere convencer a su cliente o prospecto de las bondades de su producto o servicio con una imagen pobre; sin afeitar en el caso de los hombres o con una barba mal cuidada, con mal olor o mal aliento, o con traje deportivo o informal mientras la otra parte maneja una mejor presentación.

A continuación algunas recomendaciones útiles para aplicar en el tema de la comunicación eficaz:

  • Para mejorar tu Lenguaje Verbal Presencial: desarrolla el hábito de la lectura que te dará una mejor expresión sin titubeos, muletillas e interrupciones sino transmitiendo ideas completas a través de palabras continuas con seguridad y confianza. Y especialmente haz esto en temas de Desarrollo Humano, Autoayuda y Superación porque este tipo de material hará de tí una mejor persona y desarrollará en ti el liderazgo, la coherencia y la integridad.
  • Para mejorar tu Lenguaje no Verbal Presencial: el tono de la voz que afecta la comunicación en un 38% y el lenguaje corporal que la afecta en un 55% necesitan entrenamiento y para esto nada mejor que aprender de los expertos en oratoria que combinan muy bien los tres elementos: palabras, tono de voz y lenguaje corporal en sus presentaciones.
  • Para facilitar esto aprende de ellos con uno de nuestros recursos recomendados y aplica en tu vida las técnicas de manejo de voz y expresión corporal que repercutirán en todos los ambientes donde te desenvuelvas y generarán para tí altas ganancias a todo nivel: personal, familiar, económico y social.
  • Para mejorar tu Lenguaje Verbal Presencial presta atención a tus palabras cultivándola a través de la lectura de libros recomendados.
  • Para mejorar tu Lenguaje no Verbal Presencial asegúrate de entrenar y perfeccionar tu tono de voz y lenguaje corporal a través de los recursos que te recomendamos. Y adicionalmente actúa de manera transparente a espaldas de una persona o grupo de personas que te escuchan.
  • Crea sintonía con las personas mediante la cortesía antes de hablar de los temas que te interesan. Te aseguro que siempre serás bien recibido(a) .
  • Escucha atentamente a tu interlocutor, interésate en él y haz preguntas inteligentes sobre sus experiencias, gustos y situaciones cotidianas. Evita manipular la conversación y corregir las ideas de otros.
  • Recuerda que el cerebro opera para las decisiones como un todo separado. El hemisferio izquierdo centrado en la lógica y los argumentos necesita que le brinden información fría y directa para informarse y sacar conclusiones. Y el hemisferio derecho le interesan las emociones y la creatividad. Por tanto de acuerdo al contexto con tu(s) receptor(es) brinda información lógica y entusiasmo o sobriedad.
  • Desarrolla la intuición y estate atento(a)  a las señales de las situaciones antes de presentar tus ideas. Sé oportuno(a) antes de presentar tus ideas o solicitudes. Y si es el caso para presentar tu propuesta lleva a la(s) persona(s) a un ambiente nuevo como un restaurante donde puedan distensionarse  y concentrarse en lo que tienes para decirles.
  • Evita los comentarios negativos sobre otras personas para ganar credibilidad. Perder la imagen y el respeto para no volver a recuperarlos es cuestión de hacerlo una vez, y nunca sabes que alcances tendrán tus comentarios, cómo te afectarán en el futuro y a oídos de quien pueden llegar esas palabras.
  • Preséntate en toda ocasión como conviene de acuerdo al contexto sea: negocios, placer, descanso, ejercicio, etc. Ir contra las normas sociales y mostrarse como persona rebelde o excéntrica  no es un acto inteligente para establecer una comunicación eficaz y aunque no quiere decir que todo el mundo te rechace, es un mal comienzo en la gran mayoría de ambientes y  te hará la comunicación más difícil y tortuosa.
  • La comunicación para ser eficaz debe ser genuina y coherente en todos sus elementos, cualquier incongruencia o falsedad será detectada más tarde o más temprano por los receptores y resultará en un saboteo del mensaje, el cual creará desconfianza, duda y consecuencias que pueden ser lamentables.
  • Asegúrate para tener una comunicación eficaz en adelante que tus: pensamientos, palabras, tono de voz, lenguaje corporal , presentación personal y acciones sean uno sólo.

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