Organizando el Correo Electrónico y Evitando Distracciones en el Control del Tiempo
Cuando se trabaja con la Internet el control del tiempo es un factor clave. Sin embargo con todo y eso, nos vemos forzados muchas veces a permanecer mayor tiempo en conexión con la red. Y este tiempo tiene que ver en gran parte con el manejo de una de las herramientas principales con las que todo trabajador empleado o independiente debe conocer y aprovechar :»el correo electrónico». Y con mayor razón para aquellos que viven del trabajo on-line o reciben de él parte de sus ingresos.
El correo electrónico es generalmente un gran aliado a la hora de simplificar procesos en una empresa y brinda la posibilidad de estar en conexión con culquier persona a través del mundo a unos costos irrisorios.
Sin embargo esta misma herramienta de gran utilidad puede también convertirse en una seria adicción atentando contra el uso y el control del tiempo cuando cada quince minutos o menos de tu tiempo laboral lo empleas revisando, leyendo y contestando e mails.
La función del correo electrónico es ser un mecanismo o herramienta que te apoye y apalanque tu trabajo o negocio y no un distractor que malgaste tu preciado tiempo.
Para lograr esto tendrás en este artículo siete claves que te permitirán tomar control efectivo de esta herramienta on-line e impedir que continue interfiriendo con tu desempeño laboral.
1. Menos es más
Disminuye la cantidad de veces que revisas el correo electrónico.
Si tu trabajo o negocio no requiere un control en tiempo real de los mensajes que recibes, fija un límite de veces diario (o incluso semanal) para revisar la bandeja de entrada.
Por ejemplo asigna los días: lunes, miércoles y viernes a las 16:00 horas para abrir tu bandeja de entrada. Si esto es demasiado poco, hazlo todos los días a una misma hora y no dediques más de 30 minutos a esa actividad. Esta son solo sugerencias, la idea es que puedas fijar un horario y una cantidad de veces mínima para revisar tu correo.
2. Asigna prioridades
Es probable que tengas incorporado el hábito de revisar tu correo electrónico apenas enciendes el ordenador. ¿Es realmente tan importante para tu negocio que hagas esta tarea antes que el resto de las actividades que tienes pendientes?
Si logras aplicar correctamente la recomendación anterior, estarás también eliminando este hábito que roba tu tiempo sin necesidad.
El correo electrónico no debe controlar tu agenda. Eres tú quien tiene ese poder.
3. Desconéctate
La alarma que avisa cada vez que recibes un mensaje de correo electrónico te distraerá inevitablemente de las labores importantes que estés haciendo. Por otra parte te generará la curiosidad de abrir la bandeja de entrada para ver de qué se trata el mensaje. Así que la recomendación en este caso es que desactives esos avisos e incluso puedes cerrar tu programa de administración del correo hasta que llegue la hora de revisarlo.
4. Cotrólate
Para romper el hábito de revisar frecuentemente el correo electrónico, tendrás que esforzarte por resistir la tentación de revisar la bandeja de entrada. Esto probablemente sea difícil, en especial las primeras dos o tres semanas, pero se puede lograr.
Haz una marca que te recuerde tu compromiso de cambiar esta conducta, y esfuérzate seriamente por mantener tu promesa. Resiste la ansiedad de revisarlo continuamente; verás que con constancia lograrás romper este hábito nefasto y controlar mejor tu tiempo.
5. Filtra automáticamente los mensajes
Algunos programas de administración del correo electrónico permiten configurar filtros que envían directamente ciertos mensajes a la carpeta que tú especifiques. Esto es particularmente útil para eliminar automáticamente los mensajes no deseados o irrelevantes, y te asombrará ver el tiempo que ganas con ello.
6. Actúa inmediatamente
Decide qué vas a hacer con cada mensaje y hazlo en el momento: responde, desvía a otra carpeta o elimina, no dejes emnsajes pendientes que queden eternamente en tu bandeja de entrada.
7. Sé breve y conciso
Trata que tus respuestas sean cortas. No te excedas en instrucciones, debes ser claro y directo. Evita siempre las anbigüedades, tu mensaje tiene que ser preciso y no dar pie a confusiones y pérdidas de tiempo posteriores.
Estas siete claves te harán recuperar mucho más tiempo del que crees. Haz la prueba, aplica estos consejos a partir de hoy. Programa ya mismo qué días y a qué hora revisarás el correo. Comprométete a cumplir con ese plan y no dejes que nada te distraiga.
Al cabo de una semana, cuéntame los resultados que tuviste en los comentarios. Si no notaste ningún cambio, cuéntamelo también; te ayudaré a encontrar cual es el ladrón de tu tiempo que no permite que uses el correo electrónico con eficiencia.
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