Las Claves para Desarrollar Listas de Tareas con Mayor Eficacia en la Administración del Tiempo
Al hablar de tareas ,estamos tratando con uno de los instrumentos más sencillos y eficaces que son claves en la administración el tiempo y aumentan la productividad.
Entre mayor actualización, inteligencia y versatilidad emplees en desarrollar una lista de tareas y tomar control de las labores que realizas tanto más fácil lograrás esos objetivos.
Haciendo un comparativo diremos que la productividad y la lista de tareas reflejan entre ellas el estado de salud de la otra. Por tanto se debe seguir una plan de acción flexible y este encaja muy bien en la lista de tareas que estimula el enfoque del esfuerzo y a poner la atención en el futuro más próximo.
Detecta las tareas reales:
La idea principal de una tarea por hacer en la administración del tiempo es que es una actividad que puede y debería ser realizada. ¿Por qué aclaro esto? muchas veces encontrarás en tu lista de tareas un motón de cosas que parecen ser tareas pero no lo son. Para reconocer fácilmente si una actividad es realmente una tarea por hacer que debería ir en tu lista, esta tiene que cumplir estas características:
- Es una acción física.
- Se puede realizar en un solo paso.
- Aporta un avance valioso hacia uno de tus objetivos.
- Es algo que no puedes delegar, porque tú eres la persona más apropiada para hacerlo.
Si alguno de los elementos de tu lista de tareas no cumple estas condiciones, entonces deberías eliminarlo…porque no es una actividad que deba estar allí.
Piensa en el próximo paso:
Algunas tareas son pequeños proyectos en sí mismas, que pueden dividirse en otras actividades más simples. Aprender a descubrirlas y hacer esta distinción es uno de los pasos fundamentales que tienes que dar para mejorar el funcionamiento de tu lista de tareas.
Una tarea demasiado general y comleja se convierte en candidata a la postergación.
Si en cambio la subdivides en tareas más pequeñas y fácilmente realizables, poco a poco avanzarás hasta completarla en su totalidad. Cada subtarea debe estar seguida por la siguiente actividad física y visible que necesita realizarse, con el fin de avanzar en la concresión de la tarea completa.
Sé concreto y físico:
En lo posible debes escribir tus tareas en términos que impliquen una actividad física y real. Esto tiene muchos beneficios, pues en primer lugar asegura que has pensado y detallado tanto la tarea hasta el punto en que puedes visualizar como llevarla a cabo y cómo se sentirá hacerla. Puedes imaginar la actividad, las herramientas que necesitarás e incluso dónde la realizarás.
De esta forma las tareas cobran «cierta»vida, y dejan de ser un grupo de palabras escritas en tu libreta.
Escríbelas en el orden correcto:
Uno de los mejores trucos para escribir las tareas pendientes es hacerlo en el siguiente orden:[verbo] el [sustantivo] con el [objeto]. Es decir que en lugar de anotar algo como «Informe anual», debes escribir «Descargar la plantilla del informe anual», «Completar la plantilla del informe anual».
Sé específico y limita la tarea a una actividad que puedas hacer en un periodo de tiempo determinado (en lo posible, que no tome más de 10 minutos).
Si sigues estos consejos, comenzarás a crear listas de tareas más claras y efectivas.
También debes tener en cuenta que cualquier proyecto puede simplificarse incluso antes de acotarlo y dividirlo en unidades más pequeñas. Cuando estás planificando las fases de cada uno de estos ciclos, tú tienes el control, el poder y la responsabilidad de definir tu trabajo.
Si fallas en esta etapa, es probable que tiendas a postergar y a esperar a último momento para cumplir con tus obligaciones. En otras palabras: tu trabajo no siempre es difícil porque estás demasiado ocupado, sino porque no te tomaste el tiempo necesario desimplificarlo de forma tal que se convierta en algo claro y fácil de realizar. Esto es fundamental, para que cuando estés trabajando en tus tareas, no pierdas tiempo dudando si estás haciendo lo correcto y en el momento más adecuado.
No pierdas tiempo entonces, si todavía no usas lista de tareas, es importante que empiezes a implementarla para tu administración del tiempo. Puedes tener dos listas, una lista de tareas semanal y una diaria.
Con esta herramientas tu productividad será mayor.
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