Claves para la Eficiencia y la Productividad
La eficiencia y la productividad conforman dos de los pilares o elementos más importantes para el desempeño laboral y empresarial.
La eficiencia se define como la capacidad para lograr un fin determinado empleando para ello los mejores medios posibles y la productividad se entiende como la capacidad de trabajo que tiene un individuo o grupo de personas para ejecutar una tarea o labor asignada por unidad de tiempo.
Estos dos elementos altamente importantes para un adecuado y competitivo desempeño profesional tienen una relación intrínseca y cada uno afecta directamente al otro resultando para ello importante conocer cuáles son las claves que los afectan y como mejorar cada una ellas durante el proceso hacia un mejoramiento continuo.
Teniendo como base el servicio al cliente la eficiencia y la productividad marcan la diferencia en el nivel de satisfacción de un mercado objetivo y fidelizan al consumidor de cualquier producto o servicio.
Muchas personas y empresas no tienen claro que factores afectan su imagen comercial y desconocen estos elementos que pueden hacerles tomar un giro radical en su impacto ante el público, quien a fin de cuentas califica la gestión de toda la organización.
Comencemos entonces a analizar cada una de las claves de la Eficiencia y la Productividad:
Generar Confianza
Toda compañía que no trabaja en generar confianza en su mercado objetivo tiene los días contados y esto especialmente ocurre cuando su personal comercial, de servicio al cliente y administrativo no cumple con las expectativas del cliente y más importante no cumple con las promesas hechas al cliente antes y durante la compra.
Por ejemplo cuando el cliente comienza a interesarse por el producto o servicio, el representante comercial de la empresa le asegura una serie de ventajas acerca del producto o el servicio que sirven como argumentos de venta, pero después no hacen parte del servicio post-venta y esto genera malestar en el cliente y lo deja altamente insatisfecho.
En el aspecto de generar confianza el cliente espera: calidad del producto o servicio, atención oportuna y soporte de la venta para resolver cualquier inquietud o defecto que se presente durante el uso o consumo del mismo.
Capacidad de atraer y transmitir
Atraer significa crear una necesidad permanente en el cliente. Y no simplemente vender un producto para lograr una cuota de venta.
Cuando un vendedor por ejemplo resalta las cualidades de un producto o servicio, muchas veces se olvida de producir el efecto deseado en el cliente, porque lo aleja al comunicar pocos beneficios acerca del producto o servicio en los cuales pueda tener interés real el cliente.
El concepto de transmitir se refiere a utilizar un lenguaje de conocimiento acerca del producto o servicio pero auténtico y que no suene a libreto, error que cometen muy a menudo quienes trabajan ya sea en el departamento comercial o de servicio al cliente de una empresa donde recitan de memoria un discurso de ventas al cliente que causa un efecto inverso al provocar aburrimiento y desconfianza.
Administrar el tiempo
El tiempo es sin lugar a dudas el factor más importante a la hora de ser efectivo y productivo en la gestión comercial de una empresa unipersonal, pequeña, mediana o grande.
Existen dos factores que influyen tanto en la eficiencia como en la productividad y son el orden y la disciplina.
El orden garantiza un ahorro de tiempo considerable a la hora de trabajar bajo presión porque permite encontrar listos los recursos en inventario físico o de información ante un cúmulo inesperado de solicitudes, ventas o pedidos.
La disciplina consiste en ejecutar todas las labores de la gestión comercial, operativa o administrativa consistentemente en un periodo de tiempo determinado para no ser tomados por sorpresa y ofrecer al mercado la disponibilidad de productos o servicios cuando este lo requiera.
Establecer prioridades y compromisos
Toda persona o empresa que espera lograr resultados económicos en el tiempo debe preocuparse de fijar y cumplir metas prioritarias y concentrarse en lo esencial de las operaciones, ya sean comerciales, de servicio al cliente, administrativas u operativas. Y cumplir los objetivos determinados con anterioridad hasta lograr las metas propuestas.
Para esto se deben evaluar las operaciones internas de las diferentes áreas de trabajo que acercan o alejan el logro de objetivos económicos y laborales.
La idea es simplificar procesos al máximo para evitar el desperdicio de tiempo y recursos haciendo aquello que distrae pero que no representa un avance real tanto en la eficiencia como en la productividad.
Es lamentable el hecho de que en muchas empresas y ambientes laborales muchos trabajadores no cumplen los compromisos internos de su gestión y externamente con los clientes sino bajo presión o amenaza de un superior.
Esto facilita la rotación constante de personal, la pérdida de imagen en el mercado por parte de la empresa así como el fortalecimiento de la competencia.
Trabajo en equipo
Si todos los miembros de una empresa hacen labores independientes pero desconectadas entre sí por falta de comunicación y planificación, el resultado es el atraso en los objetivos, pérdida de posición en el mercado y la demora en la atención al cliente.
Una organización dispersa que no comparte procesos y no tiene una labor coordinada entre los miembros de cada área y entre sus diferentes áreas representa un conflicto interno que puede reducir significativamente o terminar con la productividad y la eficiencia.
El trabajo en equipo en este caso consiste en definir, asignar y aprovechar las fortalezas de los miembros de cada equipo de trabajo antes de que comiencen o continúen nuevamente con las tareas programadas.
Hacer bien las cosas
Cada integrante del equipo comercial , administrativo u operativo de una empresa debe aspirar al mejoramiento continuo y tener en mente hacer las cosas lo mejor posible haciendo su labor diaria. Esto no quiere decir que no pueda cometer errores y que se convierta en perfeccionista.
Así mismo la meta diaria de todo trabajador empleado independiente debe ser llegar al final de su labor todos los días de acuerdo con las metas propuestas y no dejar cosas pendientes. Salvo una razón justificada.
La calidad humana es muy importante en este punto porque no se puede equiparar equipos o personas compuestos por seres humanos a máquinas, donde lo que importa es el rendimiento y no el individuo. Esto también afecta la comunicación con los clientes pues el cliente debe sentir que habla con humanos y no con máquinas que no tienen emociones y van única y exclusivamente detrás de un resultado.
Inteligencia emocional
En los humanos el componente emocional es altamente reactivo, es decir la emociones que no se controlan adecuadamente pueden producir comportamientos instintivos y no deseados afectando la convivencia interna de los miembros de un equipo de trabajo.
Igualmente las emociones desbordadas o desordenadas afectan el trato con el cliente que percibe hostilidad, desgano o indiferencia en los representantes comerciales de una compañía.
Inteligencia emocional significa o implica saber administrar en su momento las emociones que tratan de sabotear un equilibrio responsable del temperamento y las reacciones, evitando en primer término la violencia de palabra y obra.
Aunque lograr esto no es fácil, como cualquier disciplina que requiere entrenamiento con los recursos adecuados se puede hacer y lograr en lo posible satisfacción con el trabajo diario y una convivencia armónica entre los miembros de un equipo de trabajo o de una organización.
Pensamiento creativo y mejoramiento continuo
Los dirigentes de una compañía deben fomentar la cultura del pensamiento creativo entre sus miembros y empleados. Hacer las cosas siempre de la misma forma y no dar espacio al cambio crea rutinas de trabajo, lo cual a su vez genera apatías, aburrimiento y ansiedad, desgastando al trabajador en su labor y conduciéndolo hacia una renuncia irrevocable o a un despido forzoso.
El pensamiento creativo puede impulsarse haciendo las cosas de manera diferente y dando espacio al trabajador para inventar nuevas formas de hacer su labor pero apuntando a la misma meta que debe lograr diaria, mensual, etc.
En acciones tan simples como cambiar el orden del puesto de trabajo, se estimula al trabajador para que haga las cosas de manera diferente y este abierto a nuevas ideas.
Fomentar la cultura del mejoramiento continuo es fundamental para lograr mayor eficiencia y productividad. Una empresa que no renueva sus procesos, analiza y descubre nuevos métodos para ser más competitiva en su mercado establece barreras operativas y tecnológicas que se traducen en limitar el alcance y el nivel de satisfacción de su mercado objetivo. Para evitar esto se recomienda hacer a menudo sesiones de lluvias de ideas entre los miembros de cada departamento, contratar servicios de consultoría externa en Coaching, establecer metas más ambiciosas, etc.
Amor
Amar lo que se hace es signo inequívoco de vocación y esto evita la monotonía, el aburrimiento, el desgano y la dejadez. Si definitivamente se trabaja en cualquier labor por necesidad y no por vocación, debe encontrarse una meta que estimule el verdadero sentido del trabajo, es decir se hace una labor que no es del todo satisfactoria para lograr un objetivo que se desea ardientemente y que por tal razón hace del trabajo diario una actividad menos tediosa y aburrida.
Amar lo que se hace o amar aquello por lo cual un trabajo se hace es requisito indispensable para lograr mayor eficiencia y productividad.
Inspiración
Como decíamos anteriormente una meta intermedia como ejecutar un trabajo que no es ideal, se puede hacer mejor y por más tiempo inspirándose en lograr una meta mayor que satisface un anhelo personal o familiar y se desea ardientemente.
Pasión
La pasión surge del deseo intenso o ardiente de una meta propuesta y colabora en gran medida al logro de la eficiencia y la productividad.
Sin pasión por lo que se hace o por lo menos para lograr aquello que se quiere, el resultado del trabajo es muy pobre sobreviniendo rápidamente la indiferencia, la depresión y el aburrimiento.
Cada integrante de un equipo de trabajo debe encontrar el motivo personal por el cual su labor vale la pena o tiene sentido, porque de ahí depende la continuidad de su esfuerzo en el tiempo.
En este punto es importante aclarar que solucionar las necesidades básicas o trabajar para pagar obligaciones contraídas ya sean personales o familiares no son estímulos suficientes que despierten la pasión en un trabajador, empleado o independiente.
Debe existir un motivo para trabajar más allá del pago de los gastos que presionan u obligan al trabajador a continuar ejecutando una labor que poco le satisface. Esto puede encontrarse definiendo una meta económica que proporcione un nuevo estado de logro como: comprar una casa propia, viajar a un lugar deseado, dar una mejor educación a los hijos, lograr independencia económica, etc.
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Comentarios
5 Comentarios en Claves para la Eficiencia y la Productividad
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Julián Piñeros
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Félix Aparicio
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Ana Gualteros
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Paulina Valves
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Ingrid Vasco
Artículo muy formativo para el desempeño personal y empresarial. Como emprendedor considero fundamental este tipo de información para marcar la diferencia. Excelente información en este sitio web.
Interesante y muy completa información que compartiré en nuestra empresa. Aportes muy valiosos encuentro en este sitio.
Muy buen aporte para mejorar el desempeño y la productividad, en especial el pensamiento creativo y la pasión son para mi lo más importante. ¡Os deseo éxitos gracias!
El amor, la disciplina, la pasión y el trabajo en equipo son para mi los más importantes para aumentar la eficiencia y la productividad en cualquier labor que hagamos. Gracias por la información tan valiosa que comparten.
Buen post y muy formativo. El amor y la pasión llevan a la dedicación y a la disciplina. Y en el trabajo a hacer bien las cosas no solo por dinero sino porque se ama lo que se hace.
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