El Incremento de la Productividad en la Administración del Tiempo
Existen unas reglas fundamentales para aumentar la productividad en la administración del tiempo y entre esas una que especialmente afirma lo siguiente: «Cada actividad debe tener un tiempo para establecer y ese tiempo se le debe respetar y ajustarse a él con toda la obligación posible».
De otro modo sino se cumple con ello se imputará la regla de Parkinson que dice:
«Una tarea demorará tanto en terminarse como el tiempo asignado que se tenga para tal fin».
Sin embargo hay que ser creativo(a) y flexible ya que es imposible determinar como evoluciona un día en la administración del tiempo propio: pueden haber imprevistos: exceso de llamadas, dilaciones o problemas informáticos, entre otras variables.
Por lo tanto debes apartar momentos del día para descansar y pensar. Y esto es algo que normalmente las personas no hacen porque están inmersas en una inercia mental atendiendo los problemas y retos que se presentan a diario.
Adquirir el hábito de pensar es fundamental para hacer una evaluación crítica y objetiva de las actividades realizadas, planificar las tareas siguientes y crear e innovar para ser más eficaces y eficientes.
A continuación en este artículo te daré unas claves para que las pongas en práctica lo antes posible. Y con ello lograrás:
- Controlar y administrar tu tiempo.
- Determinar las causas por las cuales pierdes el tiempo y cómo evitarlas.
El uso adecuado del tiempo es una habilidad que tiene muy en cuenta y en muy alto aprecio las empresas en la gestión de sus trabajadores, ya que este factor influye decisivamente en la productividad y competitividad de la organización.
Un trabajador o un profesional que tenga la capacidad de ejecutar varias tareas en poco tiempo representa una alta rentabilidad. Sin embargo alcanzar este nivel de desempeño no siempre es sencillo.
Lo primero que debes hacer para lograrlo es reflexionar cual es tu misión en la organización y cuáles son los objetivos que te acercan a ese fin.
Acto seguido , determina las tareas concretas que se deben llevar a cabo para el logro de esos objetivos y decide entre ellas las que te corresponde realizar de manera directa y las que puedes delegar o traspasar a otros departamentos porque no son de tu competencia, aunque te las hayan asignado por alguna razón en particular.
«Devolver tareas»es uno de los puntos más sensibles, pero igualmente de los más importantes si quieres centrarte en tu actividad.
Ya una vez establecidos tus objetivos principales, analiza que tiempo requieres para ejecutar cada una de las tareas necesarias para el logro de esos objetivos.
Finalmente haz una suma de los tiempos en minutos y horas que demora cada tarea. Y si esta suma es mayor al número de minutos y horas de tu jornada diaria, examina de qué manera puedes reducir el tiempo que has designado a cada tarea por medio de un sistema más eficiente para desarrollar tu trabajo.
Habrá ocasiones en las que esta pérdidad de tiempo será causada por métodos obsoletos que has seguido utilizando, pues en tu mente subconsciente haz condicionado un patrón de respuesta rígido.
Ten presente que en la mayoría de casos existe la posibilidad de realizar una misma tarea de diferente forma o método logrando buenos resultados, o por lo menos un resultado admisible.
Ahora bien en caso de que el volumen de trabajo supere tu capacidad y no es posible cumplir con todas tus tareas asignadas ni con la mejor planificación, conviene que plantees el caso a tus superiores o mentores buscando una solución común para el desarrollo de tu trabajo y el logro de las metas de la empresa.
En resumen la clave para optimizar tu tiempo de trabajo es tener hábitos saludables para la gestión del tiempo y son los siguientes:
- Dedica los primeros y últimos cinco minutos de tu jornada para planificar el día y programar el siguiente.
- Planifica siempre antes de actuar y centrándote en lo importante.
- Conoce tus ritmos biológicos y aprovecha aquellos periodos de máximo rendimiento para ejecutar las tareas más importantes complejas o difíciles.
- Reúne aquellos asuntos y acciones que se relacionan entre sí.
- A cada tarea asígnale un tiempo de ejecución y mide si lo cumples, si falta o sobra tiempo. Esto porque si asignas más tiempo del planificado para una tarea caerás en la ineficiencia y en caso de asignar muy poco el caso será de ineficacia.
- Separa siempre en tu día un espacio de tiempo para pensar y reflexionar. Esta es tu hora calmada o tranquila.
- Haz siempre planificaciones por escrito y de ser posible utiliza una agenda informática integrada.
- Revisa la planificación que está por cumplirse.
No dejes para mañana lo que puedes hacer hoy. Empieza a aplicar hoy mismo estas estrategias de éxito para mejorar la administración del tiempo y déjame tu comentario al final comentándome tu experiencia.
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